Era Baru Sistem SDM Milenial

disponsori oleh: Pegipegi Kereta Api; Tiket Kereta Api

Dunia SDM harus siap menghadapi tantangan generasi milenial. Generasi milenial yang bergabung dalam sebuah organisasi membawa banyak perubahan terhadap situasi dan kondisi lingkungan kerja. Organisasi harus menyiapkan diri menghadapi generasi yang sangat IT minded, gaul online, serba instant, dan praktis.

Terkait hal tersebut sistem SDM harus mulai bertransformasi dari konvensional-manual menjadi modern-otomatisasi. Sistem di HR ini melputi proses-proses yang memungkinkan untuk diotomatisasi seperti

1. Recruitment: memasang iklan atau mencari source menggunakan media sosial atau news & info place lainnya tidak lagi menggunakan koran, pasang di mading atau tembok, dll. Bahkan proses seleksi juga dilakukan secara online maupun virtual sehingga tidak dibatasi ruang dan waktu
2. Penggajian: proses payroll dengan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan sistem informasinya. Payroll tidak lagi diinput secar manual dan keluaran reportnya dengan kertas yang panjang dan lebar. Bahkan slip gaji harusnya sudah dilihat secara online
3. Sistem Informasi Karyawan: seperti news online, Sistem Informasi untuk Karyawan juga sudah bisa dilakukan melalui intranet, bahkan bisa diakses melalui smartphone. Informasi tentang peraturan, kebijakan, pengumuman,  informasi tentang data Karyawan, sisa cuti dapat dilihat secara virtual. Bahkan pengajuan cuti juga lewat sistem online. Dengan kata lain, Sistem Informasi Karyawan berbasiskan digitalisasi
4. Administrasi: prosedur tidak praktis seperti perlunya tanda tangan berlapis sepertinya bukan menjadi keharusan di era milenial. Approval by sistem dengan otorisasi user tertentu juga sudah bisa dijalankan. Sehingga kertas-kertas surat yang perlu tanda tangan atasan pertama, kedua, dan seterusnya tidak diperlukan lagi, karena akan memakan waktu yang sangat lama
5. Training & Development: Sepertinya sudah dari tahun 90an E-Learning sudah mulai dikembangkan. Generasi X Y masih suka yang sifatnya bertatap muka secara langsung. Generasi milenial lebih suka dari tempat duduknya sendiri yang sudah “pewe”  dapat mengakses media-media belajar.

Saat ini E-Commerce sudah menjamur dan jamannya sudah digital. Apabila sistem SDM masih manual konvensional dan tidak mau berubah, maka organisasi akan mengalami kemunduran. Dulu warung kelontong adalah konvensional, sedangkan perusahaan ritel lebih modern. Sekarang perusahan ritel yang tidak menerapkan digitalisasi dan teknologi percepatan proses menjadi konvesional atau mejadi warung jaman now, sedangkan ritel yang bertransformasi menjadi e-commerce menjadi oraganisi masa kini yang lebih modern. Demikian juga dengan perusahaan manufaktur yang masih mengandalkan padat karya menjadi kuno, karena sekarang semua teknologi menjadi mekanisasi dan menuju robotic.

Siapkah organisasi anda sekarang ini menghadapi perubahan? Pertanyaan ini sebenarnya diajukan pada generasi X dan Y yang menjadi pemimpin dalam organisasi yang kira-kira akan pensiun 5 – 10 tahun lagi dari saat ini. Apakah anda akan meninggalkan organisasi begitu saja tanpa perubahan, atau anda akan mulai menyiapkan untuk menghadapi era baru yang serba digital.

(Christkaizen.com; Januari 2018)

Ciri Generasi Milenial (Source: http://www.hipwee.com):

1. User Generated Content (UGC) lebih dipercaya oleh kaum millennials ketimbang informasi satu arah

Kini sudah bukan jamannya lagi bagi kaum millennial untuk percaya pada produk iklan atau perusahaan besar. Bisa dikatakan kalau mereka sudah tidak percaya lagi kepada distribusi informasi yang bersifat satu arah. Mereka jauh lebih percaya pada user generated content (UGC) atau konten dan informasi yang dibuat oleh perorangan.

Contohnya saja ketika ingin membeli sebuah produk, mereka tidak akan langsung membelinya hanya karena melihat iklan konvensional. Tapi mereka justru akan mencari tahu terlebih dahulu review atau testimoni yang dilakukan oleh orang lain di internet. Mereka pun juga tidak akan ragu membagikan pengalaman baik atau buruk yang mereka alami terhadap sebuah merek agar orang lain bisa mendapatkan informasi.

2. Millennial wajib memiliki akun sosial media sebagai alat komunikasi dan pusat informasi

Komunikasi dua arah kini rasanya tidak lagi harus bertatap muka, tapi lewat sosial media pun semua orang bisa tetap saling berkomunikasi tanpa henti. Banyak dari Generasi Y yang berinteraksi dan menjaga komunikasi lewat text messaging atau juga chatting di dunia maya dengan berbagai platform yang saat ini sudah banyak dijadikan opsi.

Tak hanya menjadi media untuk berinteraksi, kaum millennial juga menjadikannya sebagai pusat informasi dan aktualisasi diri. Lewat sosial media, seseorang bisa mengekspresikan dirinya melalui sebuah unggahan atau status yang akan dilihat oleh orang lain sehingga mereka bisa membangun citra dirinya di dunia maya. Generasi ini memang dikenal sebagai generasi yang paling cepat mengetahui sebuah peristiwa secara aktual. Mereka juga menggunakan media sosial sebagai media informasi.

3. Minat membaca secara konvensional kini sudah menurun karena Generasi Y lebih memilih membaca lewat smartphone mereka

Bukannya hilang begitu saja, memang masih banyak orang-orang yang suka membaca buku, tapi tidak lagi di toko buku melainkan lewat e-book. Mereka lebih suka membaca buku secara online karena tak mau repot atau menghabiskan waktu untuk pergi ke toko buku. Perilaku yang sudah mulai tergeser ini juga menjadikan generasi millennials lebih menyukai segala sesuatu secara visual. Mereka menganggap tulisan konvensional hanya akan membuatnya pusing, oleh karena itu mereka lebih memilih melihat sesuatu dengan gambar dan warna yang menarik.

4. Millennial pasti lebih memilih ponsel daripada televisi. Menonton sebuah acara televisi kini sudah tidak lagi menjadi sebuah hiburan karena apapun bisa mereka temukan di telepon genggam

Generasi yang memang lahir di tengah-tengah perkembangan teknologi ini memang sudah tidak lagi menjadikan televisi sebagai media utama mereka. Internetlah yang sangat berperan dalam keberlangsungan hidup kaum ini.

Seperti yang diungkapkan oleh Prami Rachmiadi, Chief Digital Content Officer dalam acara Global Entertainment and Media Outlook: 2017 – 2021, “kaum millennial tidak akan pernah bisa lepas dari telepon genggam mereka karena behaviour yang terjadi di tengah masyarakat saat ini ialah harus menjadi orang paling ter-up-to-date. Pergeseran perilaku dari Generasi X dan Generasi Y ini bisa dilihat dari bagaimana cara mereka mengartikan fungsi internet.”

5. Millennial menjadikan keluarga sebagai pusat pertimbangan dan pengambil keputusan mereka

Berdasarkan survei “Connecting with the Millennials” yang dilakukan Visa pada 2011 lalu, tercatat Indonesia diperkirakan memiliki 5,1 juta millennial. Satu hal yang unik dari survei ini adalah bahwa kaum millennial Indonesia adalah generasi yang paling berbakti pada keluarga. Mayoritas dari mereka, yakni sekitar 91 persen memberikan kontribusi finansialnya kepada orangtua.

Bagi kaum millennials yang kini telah berusia 21-22 yang baru saja menyelesaikan sekolah mereka pasti punya kecenderungan untuk bekerja di satu tempat. Berdasarkan riset ManpowerGroup, diketahui juga bahwa 63 persen di antaranya mengaku lebih memilih tinggal di satu tempat kerja untuk mengembangkan dirinya. Dalam mengambil keputusan ini, Generasi Y melibatkan pemikiran orangtua mereka dalam untuk ikut mempertimbangkannya.