Pentingnya Disiplin dan Fokus Dalam Tim

Perenang juara Olimpiade Michael Phelps adalah sebuah studi kasus untuk disiplin pilihan. Ketika ia didiagnosis menderita ADHD sewaktu kanak-kanak, guru taman kanak-kanaknya melapor kepada ibunya, “Michael tidak bisa duduk diam. Michael tidak bisa tenang… Ia tidak berbakat… Putra Anda tidak akan pernah berfokus pada apa pun…” Bob Bowman, pelatihnya sejak usia 11 tahun, melaporkan bahwa Michael menghabiskan banyak waktu di pinggir kolam dekat pos penyelamat sebagai hukuman atas perilakunya yang mengganggu anak-anak lain. Perilaku yang sama juga telah muncul berulang-ulang selama kehidupan dewasanya.

Namun, ia telah memecahkan puluhan rekor dunia, pada 2004 ia memenangkan enam medali emas dan dua medali perunggu di Olimpiade Athena. Selanjutnya pada 2008 delapan rekor dia pecahkan di Beijing, ia melampaui prestasi Mark Spitz sang legendaris dengan delapan belas medali emasnya dan memecahkan rekor olimpiade dalam katagori apa pun. Sebelum ia menggantungkan kacamata renangnya untuk pensiun, kemenangannya pada Olimpiade London 2012 menjadikan jumlah seluruh medali yang diraihnya 22, dan memberinya status olimpian paling istemewa dalam sejarah olahraga manapun. Ketika berbicara tentang Phelps seorang wartawan berkata “Seandainya ia disetarakan dengan negara, peringkatnya adalah ke-12 selama tiga olimpiade terakhir.“ Hari ini ibunya melaporkan, ”Kemampuan Michael untuk berfokus memesona saya”. Bowman menyebutnya sebagai “Kekuatannya yang paling dahsyat”. Bagaimana hal ini terjadi pada anak yang diramalkan “tidak akan pernah mampu berfokus pada apa pun” namun nyatanya dapat berprestasi begitu tinggi?

Phelps menjadi sosok dengan disiplin yang telah dipilihnya. Sejak usia 14 tahun sampai saat Olimpiade Beijing, Phelps berlatih tujuh hari dalam seminggu, 365 hari dalam setahun.

Ia membayangkan bahwa dengan tetap berlatih pada hari minggu, ia mendapatkan keunggulan 52 hari latihan dalam kompetisi itu. Ia menghabiskan enam jam di kolam renang tiap hari. “Menyalurkan energinya adalah salah satu kekuatan yang dahsyat” kata Bowman. Tanpa bermaksud terlalu menyederhanakan, tidak berlebihan jika kita mengatakan bahwa Phelps menyalurkan seluruh energinya ke dalam satu disiplin yang berkembang menjadi sebuah kebiasaan berenang setiap hari.

Kehidupan Anda menjadi lebih jelas dan tidak terlalu rumit karena Anda tahu mana yang harus Anda kerjakan dengan baik dan mana yang tidak. Kenyataan yang penting disini adalah bahwa mengarahkan kebiasaan menjadi disiplin yang tepat memberi Anda izin untuk menomorduakan bidang-bidang lain. Ketika Anda mengerjakan sesuatu yang benar, itu dapat membebaskan Anda dari keharusan memantau segala sesuatu.

Michael Phelps menemukan kekuatan terbaiknya di kolam renang, dan sejalan dengan waktu, menemukan dan menempa disiplin yang tepat yang membentuk kebiasaan dan mengubah kehidupannya. Belajar dari Phelps, rapat setiap minggu, di hari dan jam yang sama, selama 20-30 menit juga harus dilakukan dengan disiplin. Kedisiplinan membawa hasil yang luar biasa.

Dalam rapat mingguan, Anda dan semua anggota tim bertanggung jawab untuk menggerakkan Dashboard. Anda melakukan ini dengan berkomitmen setiap minggu (dalam rapat mingguan) untuk melaksanakan satu atau dua tindakan khusus yang akan langsung memengaruhi lead indicator Anda, lalu saling memberi laporan akan hasil Anda dalam rapat mingguan minggu berikutnya.

Untuk menyiapkan diri menghadapi pertemuan, semua anggota tim memikirkan pertanyaan yang sama: “Apakah satu atau dua hal paling penting yang bisa saya lakukan minggu ini untuk memengaruhi lead indicator?” Kita harus sangat berhati-hati di sini. Para anggota tim tidak bertanya pada diri mereka sendiri, “Apa hal yang paling penting yang bisa saya lakukan minggu ini?” Pertanyaan ini sangat luas sehingga hampir selalu mengalihkan fokus mereka pada sesuatu dalam whirlwind mereka. Mereka fokus mengajukan pertanyaan yang lebih khusus: “Apa yang dapat saya lakukan minggu ini untuk memengaruhi lead indicator?”

Sebagaimana dibahas sebelumnya, fokus memengaruhi lead indicator setiap minggu adalah penting karena lead indicatoradalah pengungkit untuk mencapai CIG. Komitmen dalam rapat mingguan melukiskan hal-hal yang harus terjadi di luar kejadian sehari-hari, untuk menggerakkan lead indicator. Karena itulah dilakukan penekanan untuk memastikan bahwa lead indicatordapat dipengaruhi agar tim bisa menggerakkannya melalui kinerja mereka setiap minggu. Dengan kata lain, pemenuhan komitmen mingguan akan mendorong lead indicator, dan lead indicatormendorong pencapaian CIG.

Ingat bahwa rapat mingguan harus cepat. Jika setiap orang hanya membahas tiga hal dalam rapat mingguan sebagaimana diuraikan sebelumnya, tidak perlu ada diskusi yang bertele- tele. Rapat mingguan juga memberi kesempatan tim untuk mengolah apa yang mereka pelajari, menyangkut apa yang dapat berjalan dan apa yang tidak dapat berjalan. Jika lead indicator tidak menggerakkan lag indicator, tim akan berpikir secara kreatif dengan mengusulkan ide-ide baru untuk dicoba. Jika seseorang menemui rintangan dalam memenuhi komitmen mereka, anggota tim bisa berkomitmen untuk membuka jalan satu sama lain. Hal yang sulit dicapai bagi seorang karyawan garis depan mungkin mudah saja bagi pemimpin tim. Sebagai pemimpin Anda harus sering bertanya pada setiap anggota tim “Apa yang bisa saya lakukan minggu ini untuk membuka jalan (clear the path) bagi tim?”

Rapat mingguan harus berakhir dengan mengambil keputusan penting yang akan dilakukan selanjutnya. Penelitian menunjukkan bahwa manajer menghabiskan 50% atau lebih waktu mereka untuk pertemuan, tetapi penelitian Bain & Company menunjukkan bahwa dua pertiga dari pertemuan berakhir sebelum peserta dapat membuat keputusan penting. Tidak mengherankan jika 85% dari eksekutif tidak puas dengan efisiensi dan efektivitas pertemuan organisasi mereka.

Pertanyaan :

1.       Berapa kali rata-rata Anda mengadakan rapat setiap bulan?

2.      Berapa rapat yang benar-benar efisien dalam mencapai keputusan?

Sumber: Artikel diatas disadur dari buku “The 5 Principles of Excellent Execution”
Penulis: BusinessGrowth Team
Penerbit: PT Gramedia Pustaka Utama, 2015